Le email vengono gestite tramite EGW utilizzando l’applicazione email. Le email ricevute in entrata ed in uscita possono essere salvate nel Registro e possono essere collegate con diverse modalità alle informazioni già presenti in EGW.

All’invio il messaggio sarà convertito in voce di Registro e memorizzato. A tal fine, verrà presentato la finestra dialogo dell’applicazione Registro con alcuni campi compilati. La procedura di memorizzazione è riportata nel seguito.

Mentre si scrive una email è possibile spuntare la casella Registro (1).

EGW, nel caso delle email, effettuerà automaticamente le seguenti operazioni:

• Inserimento nel Titolo nella descrizione della registrazione utilizzando l’oggetto della email;
• Definizione del tipo di informazione del registro. Verrà impostata una registrazione tipo “e-mail”;
• Data della registrazione che nel caso delle email coincide con la data della email.
• Collegamento primario. Nel caso delle email il collegamento primario è rappresentato dal mittente della email se questo è presente nella rubrica. Qualora non presente EGW segnala la circostanza ed è indispensabile procedere all’inserimento del contatto in rubrica. (inserimento di un contatto in rubrica a partire dalla email). In caso contrario, qualora il mittente non sia presente in rubrica, il collegamento primario della registrazione rimarrà vuoto. Il collegamento primario può essere comunque gestito come un normale collegamento (collegamenti tra le informazioni) ma, nel caso delle email, il collegamento primario deve essere riferito sempre al mittente della email;
• Descrizione. Viene riportato il testo della email nella descrizione. Informazioni o commenti alla descrizione potranno essere aggiunti tramite il Timestamp che provvederà a scrivere automaticamente data ed ora del commento ed utente che lo ha generato. (vedere inserimento informazioni con Timestamp);
• Lo stato della email viene automaticamente impostato in eseguito e la percentuale di completamento viene fissata automaticamente al 100% poiché la registrazione della email non comporta attività da svolgere.

La Registrazione della email collega automaticamente tutti i destinatari della posta elettronica (purché siano presenti in Rubrica). Vale anche il viceversa, si potrà accedere alla registrazione da ciascuno dei contatti riportati nella email. Per questa ragione è tassativo registrare tutti i soggetti indicati come mittenti, destinatari e/o per conoscenza.

Il collegamento primario consente anche la creazione di collegamenti con molti elementi del sistema EGW. (vedi collegamento primario). Una volta registrata, gli allegati della email diventano dei collegamenti della registrazione (vedi collegamenti tra le informazioni).

La registrazione deve essere completata con le informazioni richieste dalla Scheda dettagli, dalla Scheda collegamenti e dalla scheda Project Manager