Le email vengono gestite tramite EGW utilizzando l’applicazione email. Le email in ingresso ed in uscita devono essere memorizzate nel Registro e devono essere collegate alla commessa alla quale si riferiscono con le modalità di seguito descritte alle informazioni già presenti in EGW.

Quando si invia una email il messaggio dovrà essere convertito in una voce di Registro e memorizzato. Viene presentata la finestra dialogo dell’applicazione Registro con alcuni campi già compilati. La procedura di memorizzazione della mail è riportata nel seguito. Mentre si scrive una email è possibile spuntare la casella Registro (1) che automaticamente, una volta inviata le email propone la scheda di registrazione.

L’immagine precedente mostra la selezione della registrazione PRIMA dell’invio della email. L’immagine seguente mostra l’icona da premere nel caso si debba registrare una email già inviata

EGW, nel caso delle email, effettuerà automaticamente le seguenti operazioni:

• Inserimento nel Titolo nella descrizione della registrazione utilizzando l’oggetto della email;
• Definizione del tipo di informazione del registro. Verrà impostata una registrazione tipo “e-mail”;
• Data della registrazione che nel caso delle email coincide con la data della email.
• Collegamento primario. Nel caso delle email il collegamento primario è rappresentato dal mittente della email se questo è presente nella rubrica. Qualora non presente EGW segnala la circostanza ed è indispensabile procedere all’inserimento del contatto in rubrica. (Inserimento di contatti dalla email in arrivo). In caso contrario, qualora il mittente non sia presente in rubrica, il collegamento primario della registrazione rimarrà vuoto. Il collegamento primario può essere comunque gestito come un normale collegamento (collegamenti tra le informazioni) ma, nel caso delle email, il collegamento primario deve essere riferito sempre al mittente della email;
• Descrizione. Viene riportato il testo della email nella descrizione. Informazioni o commenti alla descrizione potranno essere aggiunti tramite il Timestamp che provvederà a scrivere automaticamente data ed ora del commento ed utente che lo ha generato. (vedere inserimento informazioni con Timestamp);
• Lo stato della email viene automaticamente impostato in eseguito e la percentuale di completamento viene fissata automaticamente al 100% poiché la registrazione della email non comporta attività da svolgere.

La Registrazione della email collega automaticamente tutti i destinatari della posta elettronica (purché siano presenti in Rubrica). Vale anche il viceversa, si potrà accedere alla registrazione da ciascuno dei contatti riportati nella email. Per questa ragione è tassativo registrare tutti i soggetti indicati come mittenti, destinatari e/o per conoscenza.

Il collegamento primario consente anche la creazione di collegamenti con molti elementi del sistema EGW. (vedi collegamento primario). Una volta registrata, gli allegati della email diventano dei collegamenti della registrazione (vedi collegamenti tra le informazioni).

La registrazione deve essere completata con le informazioni richieste dalla Scheda dettagli, dalla Scheda collegamenti e dalla scheda Project Manager