Gestione progetti consente di coordinare diverse informazioni quali Attività, Agenda, Tracker o altri progetti scambiando, con queste informazioni e dati. Nell’elenco degli elementi di un progetto è possibile aggiungere una voce di Attività o inserire direttamente tutti i dati importanti di un progetto.

Possono essere creati progetti e sotto progetti. Per creare un sotto progetto occorre creare un collegamento fra i progetti che possono essere eliminati in qualsiasi momento questi legami o link o in alterativa potrete sovra ordinare un progetto a diversi (sotto)progetti. Gestione progetti vi offre diversi tipi di rapporti: potete usarne uno diverso per ogni progetto oppure, in alternativa, come coordinatori potete decidere di impostarne uno per tutti (per esempio no Accounting mostra solo la percentuale di svolgimento). In base al tipo di “contabilità” che avrete scelto, saranno visualizzati solo i campi necessari. Per ogni progetto, infine, potrete ottenere un grafico Gantt con diversi livelli di dettaglio.

Menu

Nel menu di Gestione Progetti troverete vari elenchi o menu. Come già detto per le altre applicazioni, tuttavia, potreste non vedere tutto ciò che è descritto nelle pagine del manuale. Dipenderà dai progetti o dalle impostazioni dell’applicazione stessa. Nel menu sono presenti i seguenti link:

• Elenco Progetti
  • Elenco elementi
  • Listino
  • Grafico Gantt
  • [Voci di progetto]

In Preferenze potete scegliere come visualizzare nel menu dell’applicazione i progetti cui avete accesso. Alla voce Mostra la selezione progetti come scegliete dunque una delle opzioni disponibili.

• Albero con ID progetto: passate il cursore del mouse sull’ID del progetto e vedrete un fumetto con il titolo.
• Albero con Titolo: passate il cursore del mouse sul titolo e vedrete un fumetto con l’ID del progetto.
• Selection box con ID Progetto: Titolo o Selection box con Titolo (ID Progetto): le informazioni si trovano in due menu a tendina (selection box). L’opzione è utile per non allungare eccessivamente il menu dell’applicativo.

Elenco progetti

Cliccando sulla voce Elenco Progetti (del menu Gestione Progetti) otterrete l’elenco dei progetti cui avete accesso. Usate (anche insieme) i quattro filtri a disposizione per selezionare i progetti. Cliccate sul pulsante Cerca per ottenere quelli che rispondono ai criteri indicati.

Naturalmente, se non scegliete alcuna opzione, otterrete l’elenco con tutti i progetti. Usate le

frecce interne,     e    , per muovervi fra le voci o quelle esterne,   e , per saltare direttamente alla prima/ultima pagina di risultati.

I menu a tendina sotto descritti sono prevalentemente strumenti di filtraggio, appariranno quindi solo se i risultati sono presenti su più pagine.

Da sinistra a destra:

• Categoria: scegliete fra Tutto o una categoria specifica.
  • Filtro: scegliete fra Tutto, Progetti principali o Sottoprogetti.
  • Stato: scegliete fra Attivo, Non attivo, Archivio, Template. (I template sono utilizzati come modelli per nuovi progetti.)
  • Campo testuale e pulsante Cerca: per trovare un testo all’interno di un progetto.
  • 5-999: utilizzate le voci del menu per stabilire quanti progetti visualizzare, e quindi stampare, in una pagina.

Sotto i menu troverete la tabella che elenca i progetti corrispondenti ai filtri indicati. Potete ordinare le voci cliccando sui titoli di colonna (se attivi sono blu), basterà poi cliccarvi sopra

una seconda volta per invertire l’ordine. Per visualizzare o nascondere le colonne usate l’icona

. Attenzione: l’amministratore potrebbe aver impostato alcune colonne come predefinite. Le colonne disponibili sono:

• ID progetto: auto esplicativo, mostra l’ID del progetto. Se non compilate il campo, l’ID sarà generato automaticamente.
  • Titolo: mostra il titolo dei vari progetti. Cliccate sul titolo per aprire un progetto e vederne l’elenco degli elementi.
  • Priorità: mostra la priorità con un valore compreso fra 1 e 10.
  • Proprietario: indica l’utente che ha creato il progetto.
  • Ruoli: mostra i ruoli, inclusi quelli personalizzati, uno per colonna. Ogni ruolo (e quindi relativa colonna) deve essere prima selezionato tramite l’icona  .

• Data di inizio e data di fine: indica le date di inizio/fine reali e sotto, in corsivo, quelle pianificate. Se nelle configurazioni fra i tipi di contabilità permessi l’amministratore ha scelto l’opzione No contabilità, solo stato, la colonna Tempi viene eliminata.

• Budget: nella prima riga, in tondo, si trova il budget reale del progetto, sotto, in corsivo, quello pianificato. Se nella configurazione dell’applicazione fra i tipi di contabilità permessi l’amministratore ha scelto No contabilità solo ore e stato la colonna viene eliminata.
  • Tempi: mostra il tempo effettivo in tondo. Sotto, in corsivo, le ore pianificate. Se nella configurazione dell’applicazione fra i tipi di contabilità permessi l’amministratore ha scelto No contabilità la colonna viene eliminata.
  • Stato: mostra graficamente lo stato di avanzamento del progetto. La percentuale di completamento è visibile passando con il mouse sull’immagine.
  • Ultima modifica: mostra la data e l’ora in cui il progetto è stato modificato e l’utente che ha eseguito la modifica.
  • Azioni:
    • apre un grafico Gantt
    • visualizza il progetto
    • apre la finestra di modifica
    • elimina il progetto

o la casella di spunta permette di selezionare più progetti. Cliccando sulla freccia soto la tabella              potrete selezionarli tutti ed eliminarli o

visualizzarne i rispettivi i grafici.

In fondo alla pagina si trovano il pulsante Aggiungi e un menu a tendina da cui scegliere eventualmente uno dei template creati. Se si sceglie un template, il nuovo progetto avrà come modello il progetto creato in precedenza; selezionando Vuoto il progetto sarà completamente nuovo.

Per stampare l’elenco dei progetti usate il comando di stampa del browser. Se avete installato un programma per la creazione dei PDF potete ottenere un listato in pdf. Per stampare un numero maggiore o minore di voci, usate il menu a tendina 5-999.

Visualizzare un progetto

Aprite Elenco Progetti. Per visualizzare un progetto cliccate direttamente sull’icona  che lo accompagna.

Si aprirà una nuova pagina che mostra, nella prima riga, l’ID e il titolo del progetto. Di seguito si trovano sei schede cliccabili, ognuna contenente informazioni differenti.

1. Generale: mostra le informazioni generiche del progetto, quali per esempio, la categoria, la priorità, i permessi di accesso e lo stato. (Lo stato “template” indica un modello su cui basare progetti successivi.) Inoltre, vi trovate le date di inizio e di fine e le ore, programmate e reali, insieme con lo stato (sotto forma di percentuale di avanzamento). A sinistra vedrete inoltre le voci aggiunte al progetto stesso (se sono state date indicazioni) e, a destra, i valori ottenuti da Elenco elementi.
   1. Descrizione: mostra la descrizione dettagliata del progetto.
      1. Membri: elenca i componenti del gruppo che lavora sul progetto, con i rispettivi ruoli (incluso il coordinatore).

• Contabilità: mostra il tipo di contabilità stabilita per il progetto. (È necessario naturalmente che l’amministratore del progetto non abbia impostato la voce No contabilità nelle impostazioni di configurazione.) Sotto questo dato è visibile, sempre che la contabilità necessiti di un budget, il budget indicato (pianificato e reale) e i valori ottenuti dall’Elenco elementi.

• Campi personalizzati: mostra i campi personalizzati, se presenti.

• Collegamenti: mostra tutti i collegamenti esistenti alle altre applicazioni o i file allegati.

Sotto le sei schede troverete i dati relativi al proprietario (nome e data di creazione) e i dettagli dell’ultima modifica (utente, data e ora).

Seguono tre pulsanti:

• Modifica apre la pagina di modifica.
• Annulla vi riporta a Elenco progetti.
• Elimina elimina il progetto.

Ricordate che se avete bisogno di aiuto, potete accedere al manuale online cliccando sull’icona .

Modificare un progetto esistente

Nella tabella di Elenco Progetti, nella pagina principale dell’applicativo, cliccate direttamente sull’icona di modifica posta alla fine di ogni riga ( ). ¹² Si aprirà una nuova finestra. Nella pagina vedrete, nella prima riga, l’ID del progetto e il titolo dello stesso. Ricordate che, se

¹² Se dovete creare un nuovo progetto, potete usare un modello. Salvate come template un progetto precedente che vi sembra ben fatto. Quando vi servirà lo troverete in fondo alla pagina di Elenco progetti (nel menu a tendina a sinistra). I progetti che si basano su template usano i dettagli degli elementi presenti nell’originale, fatta eccezione per i fogli ore.

anche al momento della creazione avrete lasciato vuoto il campo ID, l’applicativo ne applicherà uno automaticamente.

Di seguito si trovano sei schede cliccabili, ognuna contenente informazioni differenti.

1. Generale: qui troverete le informazioni generiche sul progetto.
   1. Categoria: scegliete dal menu a tendina una categoria specifica che vi permetta di organizzare o filtrare i progetti.
      1. Accesso: indicate se Pubblico, Pubblico Anonimo e Privato.
      1. Priorità: vi permette di indicare la priorità del progetto con un valore che va da 1 a 10. Anche questa voce può essere utilizzata per filtrare o ordinare i progetti nella pagina principale.

• Status: potete scegliere fra Attivo, Non attivo, Archivio e Template. Se scegliete questa ultima opzione avrete un modello che potrete usare in seguito per creare nuovi progetti. In questo caso tutti i valori saranno preordinati.

• Segue una tabella in cui inserire le varie voci del progetto accompagnate, a destra, dai valori originari corrispondenti (derivanti dall’elenco elementi). Potete lasciare vuoti tutti i campi del progetto, i valori che ne derivano saranno visualizzati in Elenco progetti ed Elementi. In dettaglio i campi presenti sono:
  • Data inizio (-pianificato), Data fine (- pianificato): inserite manualmente le date o usate il calendario a disposizione .
    • Tempi (-pianificato): inserite un valore numerico e nel menu a tendina a fianco indicate se si tratta di ore o giorni.
    • Stato: scegliete fra Nessuno, ossia non impostato, e un valore fra 10 e

100 (di dieci in dieci).

• Descrizione: inserite una descrizione del progetto. Potete usare testo formattato in HTML, inserire immagini, tabelle o link a pagine internet.
  • Membri: troverete un elenco con i componenti del gruppo che lavora al progetto e i ruoli di ognuno.

• Membri: selezionate dal menu a tendina un componente.

• Disponibilità generale: inserite il valore in percentuale, per esempio, 100 per una disponibilità del 100% oppure 50 per un impegno a tempo parziale.
  • Disponibilità progetto: inserite il valore in percentuale.
    • Ruolo: utilizzatelo per concedere i permessi relativi al progetto, per esempio, per stabilire quali colleghi (o clienti) possono visualizzare o modificarlo. Cliccate su Modifica per creare nuovi ruoli, non previsti nel menu a tendina, oppure per modificare i permessi per i ruoli già esistenti.

Cliccate infine su Aggiungi per inserire l’utente selezionato fra i membri.

• Contabilità: nel menu a tendina vi sono i tipi di contabilità possibili, purché naturalmente l’amministratore non li abbia limitati. Con essi potete stabilire il budget reale o pianificato. Se non inserite alcun valore, questo potrà essere calcolato dagli elementi pertinenti.
  • Campi personalizzati: mostra gli eventuali campi personalizzati.
    • Collegamenti: elenca tutti i collegamenti esistenti. Ogni collegamento o file allegato è attivo (quindi se cliccate su di esso aprirete le applicazioni corrispondenti, per esempio, il browser o i programmi di Office/Open Office). Per eliminare un collegamento o cancellare un allegato cliccate sull’icona  .
      • Dal menu a tendina scegliete una delle applicazioni di eGroupWare da collegare al progetto (per esempio Rubrica, Attività, Agenda, Gestione Progetti ecc.) Potete lanciare una ricerca testuale, per esempio, un titolo di una voce, inserendo il testo nel campo Cerca e poi cliccando su >. Una volta trovato ciò

che cercate, selezionate la voce e cliccate sul pulsante Link per creare il collegamento.

• Per i file, selezionate il documento tramite il pulsante Sfoglia, quindi cliccate sul pulsante Allega. Se desiderate potete inserire un commento, spuntando la casella accanto al pulsante prima di allegare il file. (Cfr. 12.8.2 Allegare un file)

Sotto le sei schede troverete i dati relativi al proprietario (nome e data di creazione) e i dettagli dell’ultima modifica (utente, data e ora). Seguono quattro pulsanti:

• Salva la pagina e vi riporta alla pagine precedente.
• Applica salva le modifiche ma rimane nella stessa finestra.
• Annulla vi riporta a Elenco progetti senza salvare le modifiche.
• Elimina il progetto. Vi verrà richiesta conferma dell’azione. Cliccate su Ok per confermare l’eliminazione o su Annulla per ritornare alla pagina di modifica.

Ricordate che se avete bisogno di aiuto, potete accedere al manuale online cliccando sull’icona .

Eliminare un progetto

Dalla pagina principale dell’applicativo, selezionate il progetto da eliminare, quindi cliccate sull’icona   presente in fondo alla tabella, nella colonna Azioni. Dalla pagina di modifica invece cliccate sul pulsante Elimina posto in fondo alla pagina (a destra).

Riceverete una richiesta di conferma dell’azione. Cliccate su Ok per confermare o su Annulla

per tornare alla pagina di origine.

Elenco elementi

L’elenco elementi presenta tutti gli elementi di un progetto. Se non riuscite a visualizzarlo, accertatevi di aver ottenuto i permessi di lettura.

Sopra l’elenco trovate il pulsante Aggiungi che vi permette di creare un nuovo elemento e il pulsante >, con accanto il campo di ricerca testuale, per collegare una voce esistente. Sia i collegamenti sia le nuove voci appariranno nella tabella sottostante.

Potete cercare o selezionare un elemento usando, anche insieme, i diversi criteri a disposizione. Inserite il testo e cliccate sul pulsante Cerca, otterrete una lista di progetti che rispondono ai criteri indicati. Naturalmente, se non utilizzate alcun filtro, verranno elencati tutti gli elementi presenti. Per navigare fra i risultati usate le frecce esterne: quelle esterne ,

 e , per saltare all’inizio e alla fine dell’elenco o quelle interne,   e , per spostarvi fra i risultati di una pagina. Attenzione: i filtri vengono visualizzati solo se vi sono più pagine di risultati.

Filtri disponibili

• Categoria: selezionate una categoria o Tutto.
  • Filtro: scegliete fra Tutto, Usato, Nuovo o Ignorato. Verranno visualizzati solo gli elementi che corrispondono al filtro.

Potreste, per esempio, contrassegnare le voci della Rubrica come Ignorato perché non contribuiscono all’avanzamento di un progetto.

• Dettagli (cosa visualizzare nell’elenco)

o  Dettagli o no dettagli: nella tabella, accanto al Titolo, vedrete una descrizione della voce. Per visualizzare anche la descrizione delle attività collegate potreste dover cliccare su Sincronizza Tutto.

• Sottoelementi o dettagli dei sottoelementi: mostra direttamente gli elementi di un sottoprogetto invece del sottoprogetto stesso, con o senza dettagli (ossia con o senza descrizione).
  • Anche gli elementi cumulati o Dettagli dei cumulati: mostra le voci aggregate, per esempio, i fogli ora inseriti direttamente da Attività o in una sua voce (con o senza descrizione).
  • Cerca (pulsante e campo testuale): permette di lanciare una ricerca testuale all’interno delle voci di un progetto.
  • 5-999: il menu a tendina vi permette di scegliere quante voci visualizzare e stampare.

La prima riga mostra il progetto con i dati. Seguono i vari elementi che lo compongono, ognuno dei quali può essere collegato ai vari applicativi di eGroupWare o ad altri progetti. Potete ordinare le voci cliccando sui titoli delle colonne (in blu) della tabella di presentazione, un secondo click inverte l’ordine alfabetico (o numerico). Se la scelta non è stata imposta dall’amministratore, dall’icona  potete scegliere quali colonne visualizzare o nascondere.

Le colonne presenti sono descritte in seguito. Ricordate che non sono visibili le colonne non associate al tipo di contabilità indicato.

1. App. (applicazione): mostra l’icona dell’applicazione da cui proviene l’elemento, per esempio:

(Gestione Progetti)

(Attività)

(Foglio Ore)

(Rubrica)

(Agenda)

ecc.

• In alto, Titolo, seguito in basso da Descrizione e poi Commento. Mostra il titolo e, se applicabile, la descrizione (nella rispettiva applicazione) e il commento inseriti.

Attenzione: non vedrete alcuna descrizione se nel filtro avete scelto no dettagli. Se cliccate sul titolo di un elemento, lo aprirete, attivando l’applicazione di origine. Per chiarire se l’elemento del progetto è una chiamata, cliccando sul titolo aprirete Attività e qui visualizzerete la voce.

• Categoria: è la categoria di Gestione Progetti, non quella assegnata all’elemento nella sua applicazione di origine.

• Risorse: usatele per filtrare le risorse del personale (i partecipanti) ossia per visualizzare in che modo il soggetto Mario Rossi ha contribuito al progetto.
• Data di inizio (-pianificata): mostra la data di inizio pianificata e quella effettiva, se sono state indicate. La data può avere come fonte l’applicazione d’origine o essere indicata/sovrascritta manualmente. (Da Modifica elemento).

La data pianificata è sempre in corsivo.

• Data di fine (-pianificata): mostra la data di termine pianificata e quella effettiva, se indicate. La data può avere come fonte l’applicazione stessa o essere indicata/sovrascritta manualmente. (Da Modifica elemento).
• Tempi (-pianificati): mostra i tempi effettivi e pianificati, se inseriti. I dati possono avere come fonte l’applicazione stessa o essere indicati/sovrascritti manualmente. (Da Modifica elemento).

• Budget (-pianificato): se avete bisogno di una contabilità con budget, nel creare il progetto alla scheda Contabilità dovrete scegliere la voce Budget (nessun listino) oppure Budget e listino. Solo in questo caso sarà visibile nell’elemento. I dati del budget possono avere come fonte l’applicazione stessa (se supporta la contabilità, per esempio Gestione Progetti), possono essere indicati/sovrascritti manualmente (da Modifica elemento) o ancora calcolati da un collegamento all’applicazione (per esempio una voce di Attività con le corrispettive date di inizio e fine).

• Stato: mostra in forma grafica lo stato dell’elemento, mentre un fumetto indica la percentuale di avanzamento. In base alle impostazioni di Gestione Progetti lo stato può essere indicato con una barra di avanzamento vera e propria (la cifra in percentuale è nel fumetto) oppure con un’altra icona:

o  Eseguito 0%-100%: viene indicato con una barra di avanzamento vera e propria, mentre un fumetto esplicita la cifra in percentuale.

Le icone:   (non iniziato),     (in corso),     (eseguito),     (annullato),  (chiamare),      (chiamerà),     (fatturato), (offerto).

• Ultima modifica, Modificato da: mostra la data e l’ora in cui il progetto è stato modificato e l’utente che ha eseguito la modifica.
• Azioni:

o    apre la finestra con il grafico Gantt per il progetto selezionato (questa icona appare solo nella riga con il titolo del progetto selezionato).

• apre la finestra di visualizzazione dell’elemento
  • apre la finestra di modifica dell’elemento

o    permette di eliminare un elemento ma anche annullare un collegamento a un progetto senza eliminare la voce stessa. Se desiderate eliminare la voce, cliccate sul titolo dell’elemento ed eliminatela dall’applicazione d’origine.

In fondo alla pagina troverete il pulsante Sincronizza tutto che vi permette di recuperare e mostrare le modifiche ai collegamenti. Sfortunatamente, infatti, non in tutte le applicazioni i dati vengono sincronizzati automaticamente.

Utilizzate il comando di stampa del vostro browser per stampare l’elenco. Se avete un programma per la creazione di pdf potete salvare l’elenco in questo formato “universale”. Per ottenere un numero maggiore di voci per pagina, usate il menu a tendina 5-999 (presente in alto a destra sopra la tabella).

Aggiungere un elemento

Esistono due modi per aggiungere un nuovo elemento a un progetto. Aprite Elenco Elementi.

1. Per creare una nuova voce dovete innanzitutto scegliere il tipo di elemento da aggiungere. Selezionatelo dal menu a tendina a sinistra, poi cliccate sul pulsante Aggiungi: si aprirà un pop up diverso in base al tipo di elemento indicato. Quindi se aggiungete una attività il pop up avrà l’aspetto della finestra di creazione/modifica di Attività. Se invece l’elemento è un appuntamento, il pop up sarà quello dipico dell’applicazione Agenda. (Cfr. 12.8 Creare una attività; 9.6 Aggiungere un appuntamento; 15.1 Aggiungere un foglio ore, 13.5 Aggiungere un ticket o 14.1.1.2 Aggiungere un progetto.) Le voci create saranno automaticamente collegate al progetto e verranno elencate nell’elenco sottostante.

• In alternativa a destra troverete un secondo menu a tendina, Aggiungi esistente con cui potete collegare al progetto elementi già esistenti. Anche in questo caso dovrete per prima cosa scegliere il tipo di voce (Rubrica, Attività, Agenda, Gestione Progetti, Risorse, Foglio ore, Wiki o Tracker), poi inserite un testo da cercare e infine cliccate sul pulsante >. Selezionate dall’elenco dei risultati la voce che vi interessa e, se serve, aggiungetevi un commento. Dopo aver cliccato sul pulsante Aggiungi, la voce apparirà con le altre nell’elenco sottostante.

Attenzione: per evitare un loop, quando si aggiunge un collegamento, il programma controlla che né il progetto né l’elemento siano già collegati (come “genitore” o come “figlio”) a uno degli elementi esistenti. In questo caso, infatti, l’azione sarà annullata.

Visualizzare un elemento

Per visualizzare un elemento cliccate sull’icona  , presente in Elenco elementi a destra nella colonna Azioni. Come avviene nelle altre applicazioni o nei progetti si aprirà un pop up.

In alto vedrete l’icona dell’applicazione cui l’elemento appartiene, per esempio (Attività) o (Gestione Progetti), e il titolo (quello della voce nell’applicazione di origine). A sinistra si trova la categoria (di Gestione Progetti) e, se esiste, il commento che avrete inserito alla creazione. A destra invece troverete il filtro Ignora quella voce. Nella riga che segue si trova lo stato di avanzamento.

• Lo stato di avanzamento proveniente dall’applicazione originaria (in percentuale) è leggibile a destra.

• Tuttavia, se è necessario, potrete inserire anche un diverso valore che verrà visualizzato nell’Elenco elementi come lo stato di avanzamento dell’elemento. Naturalmente, nell’applicazione originale verrà mantenuto il valore iniziale.

Sotto le voci indicate in precedenza troverete varie schede cliccabili (il numero esatto dipenderà dal tipo di contabilità selezionata nel progetto “padre” ma Date e Vincoli saranno sempre presenti).

• Date: vedrete i campi Data di inizio, – pianificato, Data fine, – pianificato. A sinistra potreste trovare le informazioni provenienti da Elenco elementi e, a destra, quelle dall’applicazione originale.

Se il tipo di contabilità scelta per il progetto padre è No contabilità, solo stato, vedrete anche la voce Condividi (con i dettagli in percentuale). Potete usare questo campo per modificare la suddivisione del lavoro per tutto il progetto. Attenzione: la somma di tutte le parti deve essere sempre uguale a 100, in caso cotnrario i valori saranno modificati di conseguenza. (Prendiamo ad esempio due compiti da 50% ciascuno: se modificate il primo portandolo a 60%, l’altro si ridurrà automaticamente al 40%).

• Tempi: vedrete i tempi effettivi e quelli pianificati, i campi Condividi e Predefinito. Potreste trovare anche le informazioni provenienti da Elenco elementi (a sinistra) e a destra quelle dall’applicazione originale (purché abbiate inserito i tempi).

I campi Condividi e Predefinito si riferiscono sempre alla condivisione del lavoro dell’elemento nel progetto. All’inizio vedrete la frazione affidata all’elemento, in giorni o ore, seguita dal totale per il progetto (anch’esso in giorni o ore) e quindi la percentuale (1 ore/5 ore =20%). Il campo Predefinito viene generato automaticamente dai valori impostati negli elementi del progetto, forniti alla voce Condividi.

• Budget: sotto l’intestazione Calcola il budget per quantità (es.tempo) e prezzo troverete i campi Quantità e –pianificato, Activity e Prezzo unitario. Anche in questo caso potreste inserire un valore diverso che sovrascriverà la cifra visualizzata in Elenco elementi. Il valore originale, visibile a destra, verrà mantenuto naturalmente nell’applicazione di partenza. Se nel progetto avete scelto come tipo di contabilità Budget con listino i dati inseriti generano il budget. Nella scheda si trovano altri due campi di input, Budget e –pianificato. Potreste trovare a sinistra le informazioni provenienti da Elenco elementi e a destra quelle dall’applicazione originale.

• Vincoli: qui trovate i collegamenti agli altri elementi e i traguardi (milestone).
  • Inizia dopo elenca l’applicazione di origine e i titoli dei vari elementi (è possibile scegliere più di una voce).
  • Fine prima di elenca l’applicazione di origine e i titoli dei vari elementi (è possibile scegliere più di una voce).

• Traguardi elenca le date e i titoli dei traguardi indicati (è possibile scegliere più di una voce).

Nei grafici Gantt i vincoli sono rappresentati da frecce. Le frecce nere indicano una condizione rispettata, mentre quelle rosse un ritardo. I traguardi sono rappresentati invece dall’icona  (un rombo blu), accompagnata dalle frecce (rosse o nere come indicato in precedenza). Grazie ai grafici avrete in ogni momento una panoramica accurata del progetto.

Se per un elemento non inserite le date di inizio/fine ma solo la durata, potrete legare gli elementi in sequenza (tramite i vincoli). Di conseguenza se spostate un elemento, verrà spostato anche quello successivo. Potrete così ottenere una pianificazione, seppure rudimentale, del progetto.

In fondo alla pagina si trovano tre pulsanti:

• Modifica: apre la pagina di modifica.

• Annulla: riporta a Elenco elementi.

• Elimina: elimina un elemento. Vi verrà chiesto di confermare l’azione. Cliccate su Ok per continuare o Annulla per tornare indietro. Attenzione: in questo modo annullerete solo il collegamento fra gli elementi e il progetto. Per eliminare del tutto i singoli elementi dovrete aprirli nell’applicazione di origine.

Ricordate che se avete bisogno di maggiori informazioni potete sempre accedere al manuale di aiuto contestuale cliccando sull’icona  , posta in alto a destra.

Modificare un elemento

Per modificare un elemento cliccate sull’icona  , presente in Elenco elementi sotto la colonna Azioni, oppure sul pulsante Modifica presente in visualizza elemento sotto i dati dell’elemento stesso. Si aprirà una finestra di pop up.

In alto vedrete l’icona dell’applicazione cui l’elemento appartiene, per esempio   (Attività) o (Gestione Progetti), e il titolo (quello della voce nell’applicazione di origine). A sinistra si trova la categoria (di Gestione Progetti) e, se esiste, il commento che avrete inserito alla

creazione. A destra invece troverete il filtro Ignora quella voce. (La scelta può rivelarsi utile per le voci di Rubrica collegate.) Nella riga che segue si trova lo stato di avanzamento.

• A destra troverete o stato di avanzamento proveniente dall’applicazione originaria (in percentuale).

• Tuttavia, se necessario, potrete inserire anche un valore diverso che verrà visualizzato nell’Elenco elementi come lo stato di avanzamento dell’elemento. Naturalmente, nell’applicazione originale verrà mantenuto il valore iniziale.

Sotto le voci indicate in precedenza troverete varie schede cliccabili (il numero esatto dipenderà dal tipo di contabilità selezionata nel progetto “padre” ma Date e Vincoli saranno sempre presenti).

• Date: vedrete i campi Data di inizio, – pianificato, Data fine, – pianificato. A sinistra potreste trovare le informazioni provenienti da Elenco elementi e, a destra, quelle dall’applicazione originale.

Se il tipo di contabilità scelta per il progetto padre è No contabilità, solo stato, vedrete anche la voce Condividi (con i dettagli in percentuale). Potete usare questo campo per modificare la suddivisione del lavoro per tutto il progetto. Attenzione: la somma di tutte le parti deve essere sempre uguale a 100, in caso contrario i valori saranno modificati di conseguenza. (Prendiamo ad esempio due compiti da 50% ciascuno: se modificate il primo portandolo a 60%, l’altro si ridurrà automaticamente al 40%).

• Tempi: vedrete i tempi effettivi e quelli pianificati, i campi Condividi e Predefinito. Potreste trovare anche le informazioni provenienti da Elenco elementi (a sinistra) e a destra quelle dall’applicazione originale (purché abbiate inserito i tempi).

I campi Condividi e Predefinito si riferiscono sempre alla condivisione del lavoro dell’elemento nel progetto. All’inizio vedrete la frazione affidata all’elemento, in giorni o

ore, seguita dal totale per il progetto (anch’esso in giorni o ore) e quindi la percentuale relativa (1 ore/5 ore =20%). Il campo Predefinito viene generato automaticamente dai valori impostati negli elementi del progetto, forniti alla voce Condividi.

• Budget: sotto l’intestazione Calcola il budget per quantità (es.tempo) e prezzo troverete i campi Quantità e –pianificato, Activity e Prezzo unitario. Anche in questo caso potreste inserire un valore diverso che sovrascriverà la cifra visualizzata in Elenco elementi. Il valore originale, visibile a destra, verrà mantenuto naturalmente nell’applicazione di partenza. Se nel progetto avete scelto come tipo di contabilità Budget con listino i dati inseriti generano il budget. Nella scheda si trovano altri due campi di input, Budget e –pianificato. Potreste trovare a sinistra le informazioni provenienti da Elenco elementi e a destra quelle dall’applicazione originale.

• Vincoli: qui trovate i collegamenti agli altri elementi e i traguardi (milestone).
  • Inizia dopo elenca l’applicazione di origine e i titoli dei vari elementi (è possibile scegliere più di una voce).
  • Fine prima di elenca l’applicazione di origine e i titoli dei vari elementi (è possibile scegliere più di una voce).

• Traguardi elenca le date e i titoli dei traguardi indicati (è possibile scegliere più di una voce).

Nei grafici Gantt i vincoli sono rappresentati da frecce. Le frecce nere indicano una condizione rispettata, mentre quelle rosse un ritardo. I traguardi sono rappresentati invece dall’icona  (un rombo blu), accompagnata dalle frecce (rosse o nere come indicato in precedenza). In questo modo avrete in ogni momento una panoramica accurata del progetto.

Se per un elemento non inserite le date di inizio/fine ma solo la durata, potrete legare gli elementi in sequenza (tramite i vincoli). Di conseguenza se spostate un elemento, verrà spostato anche quello successivo. Potrete così ottenere una pianificazione, seppure rudimentale, del progetto.

In fondo alla pagina si trovano quattro pulsanti:

• Salva: salva i cambiamenti e vi riporta all’elenco degli elementi.
• Applica: salva i cambiamenti ma rimane nella finestra di modifica.
• Annulla: riporta a Elenco elementi.
• Elimina: elimina un elemento. Vi verrà chiesta conferma dell’azione. Cliccate su Ok per continuare o Annulla per tornare indietro. Attenzione: in questo modo annullerete solo il collegamento fra gli elementi e il progetto. Per eliminare del tutto i singoli elementi dovrete aprirli dall’applicazione di origine.

Ricordate che se avete bisogno di maggiori informazioni potete sempre accedere al manuale di aiuto contestuale cliccando sull’icona  , posta in alto a destra.

Eliminare un elemento

Per eliminare un elemento da un progetto aprite Elenco elementi e cliccate sull’icona  , presente nella colonna Azioni. In alternativa, aprite le finestre di visualizzazione o modifica e cliccate sul pulsante Elimina.

In entrambi i casi vi verrà chiesto di confermare l’eliminazione dell’elemento. Cliccate su Ok

per confermarla o Annulla per tornare alla pagina precedente.

Attenzione: in questo modo annullerete solo il collegamento fra l’elemento e il progetto. Per eliminare del tutto i singoli elementi dovrete aprirli nell’applicazione di origine. Per chiarire, se l’elemento è un foglio ore, dovrete aprire l’applicazione Foglio Ore ed eliminare la voce da questa applicazione.