Vengono riportate nel seguito alcune definizioni di tipo comune,

Controllo degli accessi o ACL (Access Control List)

Il controllo degli accessi vi permette di stabilire chi può leggere, modificare o rimuovere i dati dalle applicazioni di eGroupWare. Sia l’amministratore sia gli utenti possono permettere agli altri di accedere ai dati degli applicativi attraverso le voci dei menu Preferenze o tramite i permessi di accesso. È possibile, inoltre, far accedere singoli utenti o gruppi.

Se avrete indicato una voce come Privato solo voi potrete accedervi e modificarlo in quanto proprietario di quel dato.

Le persone cui non avete concesso i permessi di accesso naturalmente non avranno alcun accesso ai vostri dati. In particolare, come detto in precedenza i dati privati saranno accessibili comunque solo a voi.

Filtri

In tutte le applicazioni di eGroupWare si trovano i filtri diversi, per esempio filtri che permettono di distinguere fra voci private e voci utilizzabili da chiunque abbia i permessi di accesso.

Rubrica

Il filtro presente nella Rubrica permette di usare criteri di selezione nel cercare fra i contatti, per esempio, sfruttando le tre opzioni “tutto”, “propri”, “privati”. Sono usati due attributi diversi delle banche dati.

Chi ha creato la voce?

Il creatore di un dato è definito proprietario. In ogni scheda si troverà l’informazione su chi l’ha creata (sia nel modificarla sia nel crearla).

Quando aggiungete un contatto o lo copiate dalla rubrica di un altro utente verrete considerati automaticamente i proprietari della nuova scheda creata.

Chi ha accesso?

Se il contatto è stato contrassegnato Privato, solo il proprietario può visualizzare o modificare i dati a meno che non abbia concesso l’accesso anche ai suoi dati privati. Un utente che non ha ricevuto i permessi di lettura non avrà accesso ai dati, in particolare a quelli privati.

Nelle Preferenze di Rubrica è possibile impostare un filtro predefinito che si attiva nella pagina principale dell’applicativo. Naturalmente poi potete impostare una delle altre opzioni di filtraggio.

Agenda

In Agenda invece in Vista elenco potrete restringere il numero di appuntamenti visualizzati. Il menu a tendina offre la possibilità di filtrare i dati per Dopo la data attuale, Prima della data attuale, Tutti gli eventi o Selected range (che vi permette di indicare un intervallo di tempo tramite il calendario). Gli eventi saranno quindi filtrati in base alle vostre scelte.

Attività

In Attività il filtro è duplice: potete selezionare il proprietario o il responsabile ma anche filtrare in base allo stato di avanzamento dell’attività (quindi in corso, eseguita, scaduta ecc).

Mail

Infine in FelaMiMail vi permettono di ordinare la posta per cartelle.

Dati privati

Se un contatto viene contrassegnato come Privato può essere visualizzato solo dal proprietario dei dati. Grazie a questo principio di fondo potrete usare eGroupWare sia per il lavoro sia per il tempo libero. Questa separazione fra dati e informazioni privati e pubblici infatti vale per tutte le applicazioni di eGroupWare, Rubrica, Agenda, FelaMiMail ecc.

Chi crea un dato (contatto, attività, progetto ecc) in eGroupWare, viene considerato dal software il “proprietario”. Questa informazione è in genere reperibile nella visualizzazione o nella modifica di una voce nella scheda Dettagli alla voce Creato (da).

In Rubrica, per esempio, se create un nuovo contatto o ne copiate uno dalla rubrica di un altro utente, nel momento in cui cliccate sul pulsante Salva verrete automaticamente considerati il proprietario di quel dato.