I ToDo memorizzati nel registro possono essere creati in vario modo. Uno dei modi più frequenti per creare dei ToDo è utilizzare una email. Frequentemente, una email richiede un’azione immediata che deve essere registrata, eseguita entro una certa data ovvero delegata a collaboratori.

La procedura di creazione di un ToDo a partire dalla email è la seguente:

Selezionare l’icona registro per attivare la registrazione all’interno del registro. Compare la finestra riportata nella figura sottostante.

1. Per prima cosa occorre inserire l titolo del ToDo che, nel caso nel quale il dato di partenza è una email viene riempito automaticamente con l’oggetto della email.
2. Selezionare il tipo della registrazione come ToDo (2).
3. Definire il collegamento primario ad una, riunione, contatto nella rubrica, altro ToDo, Registrazione foglio ore ed in generale, qualsiasi elemento di EGW per il quale è possibile stabile un collegamento. Nel caso di email il collegamento primario viene automaticamente stabilito con il mittente della email se questo è in rubrica.
4. La data di inizio che viene normalmente selezionata automaticamente in base alla data di effettiva creazione del ToDo ovvero della email dalla quale proviene in ToDo o in altri tipi di documento in base alla data del documento da cui si parte o al quale si fa riferimento.
5. La data di fine può essere fissata a piacere in funzione delle esigenze temporali relative all’attività che deve essere svolta N.B. In questo caso la data di fine deve intendersi come previsione
6. In questo menù a tendina occorre impostare lo stato del ToDo che può essere:
7. Offerta: Deve essere emessa una offerta;
8. non iniziata: l’attività non è ancora iniziata;
9. In corso: l’attività è in corso;
10. Finito: l’attività è stata ultimata;
11. Annullato: l’attività è stata annullata;
12. Fatturato: L’attività è stata fatturata
13. Template: l’attività è un Template per la creazione di altre attività;
14. Non attivo: L’attività non è attiva;
15. Archivio: L’attività è stata archiviata;
16. Selezionando questa opzione, l’utente non verrà avvisato;

La registrazione deve essere completata con le informazioni richieste dalla Scheda dettagli, dalla Scheda collegamenti e dalla scheda Project Manager