Annuncio: Sistema di Registrazione e Verbalizzazione Riunioni

A partire da lunedì prossimo, la AT adotta ufficialmente un sistema strutturato per la registrazione, trascrizione e verbalizzazione di tutte le call e riunioni aziendali.

Il sistema si basa su due componenti:

• Meetily – piattaforma open source per la registrazione e trascrizione automatica delle riunioni
• Meetily Bridge – applicazione desktop sviluppata internamente dalla AT per la configurazione automatica di Meetily, la gestione centralizzata dei verbali, l’import/export e l’integrazione con EGroupware

Il Concetto: un Modello Centrale Condiviso

Il funzionamento è analogo a quello del modello centrale di Revit: esiste un server condiviso dove risiedono tutte le informazioni sulle riunioni.

Flusso operativo

1. Registra – Ciascun collaboratore può effettuare call, registrare l’audio e ottenere la trascrizione automatica tramite Meetily
2. Verbalizzazione AI – Claude (Anthropic) genera automaticamente sommari e verbali in italiano a partire dalla trascrizione
3. Esporta nel server – Una volta completata la riunione, si esporta nel server condiviso (audio, trascrizione e verbale)
4. Importa dal server – Chiunque in azienda può importare le informazioni delle riunioni effettuate da altri
5. Pubblica su EGroupware – Il verbale può essere pubblicato direttamente nel registro InfoLog di EGroupware, collegandolo alla commessa di riferimento

In questo modo, tutte le informazioni sulle riunioni sono sempre accessibili a tutti, centralizzate e organizzate.

Installazione

1. Installare Meetily

Meetily è il componente che si occupa della registrazione audio e della trascrizione automatica basata su intelligenza artificiale.

1. Scaricare l’installer dal repository ufficiale:
   meetily_0.3.0_x64-setup.exe
2. Eseguire l’installer e seguire la procedura guidata
3. Al primo avvio, Meetily scaricherà automaticamente il modello di trascrizione AI (richiede connessione internet)

2. Installare Meetily Bridge

Meetily Bridge è il programma sviluppato dalla AT che gestisce l’ecosistema di verbalizzazione.

1. Aprire il percorso di rete:
   \\srv002.atsrl.local\Work02\0000 LIBRARY\Meetily\Software
2. Eseguire MeetilyBridge_Setup_1.0.exe
3. Seguire la procedura di installazione (accettare le impostazioni predefinite)
4. Al termine, il programma sarà disponibile dal menu Start e dal desktop

Configurazione Iniziale di Meetily Bridge

Primo avvio e login EGroupware

Al primo avvio, Meetily Bridge richiede la configurazione dell’account EGroupware:

1. Il programma mostra automaticamente la finestra di login
2. Inserire le proprie credenziali EGroupware (le stesse usate per accedere a EGroupware via web)
3. L’URL del server è preconfigurato su https://egroupware.atsrl.net/egroupware
4. Premere Accedi

Configurazione automatica di Meetily

Al primo avvio (e ad ogni avvio successivo), Meetily Bridge verifica e imposta automaticamente i seguenti parametri in Meetily:

• Modello di trascrizione – Whisper medium, il miglior compromesso tra qualità e velocità per la lingua italiana
• Lingua di trascrizione – Italiano
• Provider AI per sommari e verbali – Claude (Anthropic), che garantisce una qualità superiore nella generazione dei verbali in italiano rispetto ai modelli locali
• Template di verbalizzazione – Set completo di template in lingua italiana, ottimizzati per i verbali di riunione aziendali

Nota: Per il funzionamento del provider Claude è necessaria una chiave API Anthropic, già configurata centralmente. Gli utenti non devono effettuare alcuna configurazione aggiuntiva.

Impostazioni (icona ingranaggio)

Dalla barra degli strumenti, cliccando sull’icona ingranaggio si accede alle impostazioni:

• Cartella verbali – Percorso locale dove vengono salvati i verbali importati (default: Documenti\MeetilyBridge)
• Server condiviso – Percorso del server di esportazione (default: \\srv002.atsrl.local\Work02\0000 LIBRARY\Meetily\Dati)
• Account EGroupware – Gestione delle credenziali di accesso

Utilizzo Quotidiano

Finestra principale

La finestra principale mostra l’elenco delle riunioni registrate con data, titolo e stato di pubblicazione. I verbali già pubblicati su EGroupware sono evidenziati con un’icona dedicata.

Barra degli strumenti

Registrare una riunione con Meetily

1. Avviare Meetily prima o durante la riunione/call
2. Cliccare Start Recording – Meetily registra l’audio del sistema (call Teams, Meet, Zoom, ecc.) e del microfono
3. Al termine, cliccare Stop – Meetily genera automaticamente:
   • File audio della registrazione
   • Trascrizione testuale completa
   • Verbale sintetico della riunione (generato da Claude in lingua italiana)
4. I file vengono salvati nella cartella Meetily locale

Esportare nel server (rendere disponibili a tutti)

1. In Meetily Bridge, selezionare le riunioni da condividere
2. Cliccare Esporta
3. Nella finestra di esportazione, confermare le riunioni da esportare
4. Audio, trascrizione e verbale vengono copiati nel server condiviso

Importante: L’esportazione è necessaria affinché i colleghi possano accedere ai verbali delle vostre riunioni.

Importare dal server (accedere ai verbali dei colleghi)

1. Cliccare Importa
2. Meetily Bridge mostra tutte le riunioni disponibili sul server, incluse quelle di altri colleghi e della sala riunioni
3. Selezionare le riunioni da importare
4. Audio, trascrizione e verbale vengono scaricati nella cartella locale

Pubblicare un verbale su EGroupware

La pubblicazione consente di registrare ufficialmente il verbale nel sistema gestionale EGroupware, collegandolo alla commessa di riferimento.

1. Doppio clic sulla riunione nella lista, oppure selezionare e cliccare Pubblica
2. Si apre la finestra di pubblicazione con i seguenti campi:
   • Tipo – Tipo di registrazione InfoLog (default: Verbale)
   • Commessa – Selezionare la commessa collegata (campo ricercabile)
   • Oggetto nota – Titolo della registrazione (precompilato)
   • Note aggiuntive – Testo libero per commenti o riferimenti extra
   • Formato output – Unicode (predefinito), Markdown o HTML
3. Nell’anteprima Verbale: è possibile verificare il contenuto che verrà pubblicato
4. Cliccare Pubblica Registro EGW per inviare

Il verbale viene registrato come InfoLog in EGroupware, collegato alla commessa selezionata e con il tipo specificato (es. “Verbale”). Sarà visibile a tutti gli utenti EGroupware nella sezione InfoLog.

Eliminare verbali

Selezionare una o più riunioni (con Ctrl+clic per selezione multipla) e cliccare Elimina. Si può anche usare il clic destro per accedere al menu contestuale.

Scorciatoie da tastiera

Riepilogo del flusso di lavoro

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