I dati in ingresso qualsiasi sia la loro natura, vengono catalogati, gestiti e documentati attraverso il Registro delle informazioni.

Utilizzando questa applicazione possono essere memorizzate e gestite gran parte delle informazioni in ingresso ed in uscita dalla AT.

Tutte le informazioni devono essere catalogate ed appartengono ad una data categoria. Vedere per l’illustrazione del concetto di categoria e tipologia la sezione categoria, tipologia e stato.

Attualmente sono gestite le seguenti informazioni:

• L’archiviazione email in ingresso/uscita;
• La registrazione delle attività di da svolgere (ToDo). N.B. Il riferimento è alle attività da svolgere immediatamente che non hanno necessità di programmazione. La programmazione a lungo termine delle commesse viene effettuata con Wekan;
• L’archiviazione delle chiamate telefoniche fatte, da fare o ricevute;
• Note eventuali relative alla commessa;
• Offerte da fare, fatte accettate o rifiutate;
• Dati in generale Dati di carattere generale quali elaborati grafici, relazioni ecc. Questa tipologia di dati deve essere salvata sul NAS. Il salvataggio, catalogazione e collegamento delle informazioni archiviate sul NAS è attualmente è in corso di perfezionamento. N.B. Attualmente il salvataggio nel NAS deve essere fatto accedendo direttamente al NAS;
• Esito gara pubblica alla quali la AT ha partecipato;
• Consegne effettuate o da effettuare;
• Verbali ISO 9001;
• Attività di Formazione ricevute ed impartite

Per ciascuna tipologia di dato sono previsti gli stati che queste possono avere e che devono essere memorizzati. Risulta infatti fondamentale registrare i dati parallelamente alla loro gestione in quanto, in tal modo, tutte le modifiche vengono riportate nello Storico (History logging)

Le informazioni possono essere già presenti, a vario titolo, in EGW all’atto dell’inserimento nel registro delle informazioni e devono essere semplicemente collegate al registro in quanto il sistema è in grado di rintracciarle ed utilizzarle. Appartengono a questa categoria le email, gli appuntamenti in agenda ecc. ecc.

Le informazioni possono non essere presenti nel sistema e debbono essere introdotte attraverso l’applicazione registro o la scheda collegamenti che è presente in molte applicazioni.

Questa operazione può essere effettuata in tutte le finestre di dialogo nelle quali compare l’icona Registro o tramite l’applicazione Registro con le quali è possibile creare collegamenti con le informazioni di qualsiasi tipo (già presenti in EGW o esterne).

Tramite la Scheda collegamenti presente in molte finestre di EGW o laddove compare l’icona dell’applicazione Registro, possono essere inserite nel sistema tutte le informazioni che sono già presenti in EGW ovvero esterne. Un esempio di informazione esterna al sistema che deve essere registrata è rappresentata da un file o una serie di file forniti con una chiavetta o scansionati.